Gabon: Gérant de Finance et Administration - Gabon

Poste: Gérant de Finance et Administration

Lieu de Travail : Tchibanga, Nyanga, Gabon

Duration du contrat : 15 janvier 2018 à 15 septembre 2019

Qualifications et expérience : Licencié(e) en finances avec connaissances en comptabilité, ainsi que connaissances en informatique de niveau intermédiaire, et expérience de minimum 5 ans dans le domaine des finances. Une bonne connaissance de l’anglais (parlé et écrit) est obligatoire.

Résumé : Sous la supervision directe du Directeur du Projet (DP), le responsable des finances se chargera de tous les aspectes financiers et administratifs du projet de Survie Maternelle et Néonatale Intégrée et Améliorée par la Prévention du Paludisme et du VIH/SIDA dans la province de la Nyanga.

Les activités spécifiques comprennent :

Administration :

1. Gérer le bureau de MCDI a Tchibanga ;

2. Coordonner les activités logistiques afférentes au projet, avec le personnel et les organisations impliquées;

3. Assurer l’appui logistique et administratif des activités du projet, tels comme la mise en œuvre de petites rénovations d’infrastructure et le suivi des hôpitaux départementaux et des centres de santé dans la province de la Nyanga;

4. Coordonner les achats de biens et services locaux. Coordonner en consultation avec le DP et le responsable des achats du siège de MCDI les achats internationaux de biens et services ;

5. Apporter tout soutien au système de contrôle et de documentation pour les achats afin d’obtenir la confirmation opportune de la réception et de l’entreposage adéquat et sûr des fournitures, équipements et autres biens acquis pour le projet ;

6. Maintenir les archives du projet (la correspondance et les activités du projet) et maintenir les registres d’inventaire des équipements, matériels, fournitures, mobiliers et entrepôts ;

7. Apporter tout soutien aux activités techniques du projet quant à l’élaboration des budgets des activités respectives ;

8. Maintenir le calendrier d’entretien des équipements et instruments et en superviser la mise en œuvre ;

9. Faciliter l’obtention de documents officiels pour le transport, apporter tout soutien aux démarches d’obtention de visa (y compris les lettres d’invitation), et autres démarches requises par les registres officiels ;

10. Réaliser la planification (hebdomadaire) et la gestion quotidienne des chauffeurs ;

11. Apporter tout soutien aux consultants à court terme et aux visiteurs de la siège de MCDI, en fonction des besoins (logement, payement de per diem, transport depuis l’aéroport, etc.) ;

12. Participer aux autres tâches administratives selon les besoins du DP.

Finances :

1. Préparer et présenter les rapports financiers électroniques mensuels en utilisant les feuilles de calculs / suivi de budget en format Excel fournis par MCDI ;

· Envoyer les rapports électroniques à MCDI dans les 5 jours du mois qui suit, et les reçus et documents justificatifs dans les 10 jours du mois qui suit ;

· Conserver TOUS les archives comprenant les reçus / documents justificatifs avec ordre et actualisation mensuelle (avant le 5 de chaque mois). Scanner et envoyer ces reçus / documents justificatifs au siège de MCDI suivant les normes décrites dans les « Règles générales pour la gestion des documents justificatifs des dépenses » (en anglais, General Requirements for Supporting Documentation of Expenses) ;

1. Utiliser le logiciel de finance « Quicken » pour la gestion financière du projet ;

2. Vérifier les extraits bancaires du projet pour confirmer l’exactitude de l’état des comptes et les soldes. S’occuper de la mise en ordre des comptes bancaires et des factures à payer ;

3. Vérifier, contrôler et mettre en ordre les comptes bancaires et s’assurer que les payements se réalisent sans délai ;

4. Monitorer les transactions des comptes bancaires du projet ;

5. Réaliser le suivi des transferts électroniques de fonds du siège de MCDI au(x) compte(s) du projet ;

6. Gérer (monitorer, contrôler, et mettre en ordre) la petite caisse ;

7. Préparer les demandes mensuelles de fonds au siège de MCDI en accord avec le plan de travail et le budget du projet ;

8. Participer à la préparation et au monitoring du budget du projet ;

9. Monitorer les dépenses du projet pour garantir le respect des directives réglementaires pertinentes, tout particulièrement de la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger (US – Foreign Corrupt Pratices Act en anglais) ;

10. Réaliser les déboursements de fonds pour les dépenses locales et de personnel, y compris :

· La gestion de la paie des salaires ;

· S’assurer et vérifier que tout le personnel présente une feuille mensuelle de présence signée (feuille de pointage horaire), avec heures d’arrivée et de départ ;

· Préparer les feuilles de paye du personnel ;

· S’assurer que les consultants complètent les formulaires requis par MCDI, y compris leurs feuilles de pointage horaire, et remettent leurs reçus et notes de frais (si requis) ;

· Réaliser les retenues légalement requises (impôt sur le revenu et sécurité sociale pour les employés, et retenues fiscales pour les consultants) ;

· Préparer les payements réguliers aux autorités compétentes pour les impôts et la sécurité sociale (tant pour les employés que pour la contribution de l’employeur) ;

1. Conserver une information financière précise pour assurer le contrôle / la conformité avec les budgets annuels afin d’arriver aux objectifs du programme ;

2. Si besoin est, participer aux audits annuels du projet ;

Pour plus d’information auprès du poste et pour appliquer, veuillez contactermcdijobs@mcd.orget faire référence au nom du poste dans le titre du message. Veuillez inclure votre CV, votre lettre d’intérêt, ainsi que le formulaire rempli intitulé USAID Biodata Form (1420) (https://www.usaid.gov/forms/aid-1420-17).